Tietosuoja
SHANTILAN TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE
REKISTERINPITÄJÄ:
Shantila
Lappersintie 474
02590 Lappers
Y-tunnus 2432584-6
p. +358407155566
REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ:
Nina Holmberg
info@shantila.fi
p. +358407155566
REKISTERIN NIMI:
Shantilan asiakas- ja markkinointirekisteri
REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE JA HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS:
Oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön dokumentoitu suostumus (terveystiedot) tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde). Asiakkaan terveystietoja kerätään ja käsitellään palvelun turvallisuuden ja sopivuuden varmistamiseksi. Terveystietojen antaminen on vapaaehtoista ja perustuu asiakkaan suostumukseen. Suostumuksen antamatta jättäminen voi turvallisuussyistä estää palvelun toteutumisen.
Rekisterin käyttötarkoitus on Shantilan palveluiden toteuttaminen, hallinta, laskuttaminen, myynti ja tuotteiden ja palveluiden markkinointi, yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, tuote- ja palvelutarjonnan suunnittelu, mielipide- ja markkinatutkimus, liiketoiminnan kehittäminen. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ:
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:
– henkilön etu- ja sukunimi, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumerot, sähköpostiosoite, postiosoite, www-osoite), tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa
-tiedot tilatuista palveluista ja tuotteista sekä niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot, maksukorttitieto maksun yhteydessä
-tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista, asiakaspalautetiedot
-asiakkaan suostumuksella saadut muut mahdolliset tiedot (sukupuoli, syntymävuosi)
-suostumus Shantilan uutiskirjeen lähettämiseen
-sivustolla voidaan käyttää evästeitä kävijäseurantaan ja markkinointiin
Asiakkaiden tiedoista muodostuu Shantilan asiakasrekisteri, jota säilytetään osin sähköisessä ja osin kirjallisessa muodossa.
Hoitolan terveystietoja sisältävät asiakaskortit (dokumentoitu suostumus) ovat paperisessa muodossa ja ne säilytetään lukitussa tilassa, hoitolan yhteydessä.
Edellä mainitut henkilötiedot säilytetään enintään 38 kk viimeisimmästä hoidosta tai ostosta, jonka jälkeen ne tuhotaan tietoturvallisesti.
Siltä osin kuin edellä mainitut tiedot sisältyvät Shantilan kirjanpitoon, tietoja käsitellään kirjanpitoa koskevien säännösten mukaisesti. Kirjanpitäjä on salassapitovelvollinen saamistaan tiedoista.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET:
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkuussuhteen syntyessä ja sen aikana asiakkaalta itseltään, www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista sekä asiakastapaamisissa ja muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
EVÄSTEET:
Shantila voi kerätä verkkosivujensa käyttäjistä analytiikkatyökalujen avulla anonymisoitua käyttäjädataa. Shantila varaa oikeuden käyttää evästeitä verkkosivuillaan, joiden käytön voi kuitenkin estää selaimen asetuksista niin halutessa. Evästeet tallentuvat ja niitä käytetään tai voidaan käyttääpalveluiden laadun kehittämiseksi sekä kohdennetun mainonnan ja kävijäseurannan toteuttamiseksi.
TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE:
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.
Mikäli luovutamme tietojasi yhteistyökumppaneillemme, he toimivat henkilötietojen käsittelijän roolissa, sopimuksen alaisena, noudattaen EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR) eikä heillä ole oikeutta käyttää rekisterin tietoja muuhun kuin Shantilan kanssa sovittuun toimeksiantoon.
Shantila käyttää asiakasyhteydenpitoon, -tiedottamiseen ja -markkinointiin uutiskirjepalvelua, jonka sähköpostirekisteri on palvelimella, joka sijaitsee EU:n tai ETA:n ulkopuolella. (USA) Tietojen käsittely täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja Yhdysvaltojen osalta Euroopan komission hyväksymän Privacy Shieldin vaatimukset henkilötietojen käsittelystä. Tilaamalla Shantilan uutiskirjeen, hyväksyt että tietojasi (nimi, sähköpostiosoite) voidaan siirtää, tallentaa ja käsitellä EU:n tai ETA:n ulkopuolella edellä mainitussa yhteydessä.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET:
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot on suojattu asianmukaisesti. Sähköinen aineisto suojataan tavanomaisesti käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
Kirjalliset terveystietoja sisältävät asiakaskortit säilytetään manuaalisesti, lukitussa tilassa, hoitolan yhteydessä ja tietoa käyttävät vain henkilöt, joiden toimenkuvaan se kuuluu ja joita sitoo vaitiolovelvollisuus. Sekä sähköiseen että manuaaliseen materiaaliin pääsyä suojataan yleisillä fyysisillä turvajärjestelyillä.
TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA:
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET:
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä. Rekisteröidyllä on lisäksi muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Pyrimme jatkuvasti kehittämään palvelujamme ja siksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta ilmoittamalla siitä tällä sivulla.